Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế

Đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là một loại đàm phán trong đó có ít nhất hai bên chủ thể có trụ sở thương mại ở những nước khác nhau tham gia đàm phán để xác lập hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, hoặc tài sản là đối tượng của hợp đồng ở nước ngoài đối với các bên hay sự kiện pháp lý làm phát sinh, thay đổi, chấm dứt quan hệ giao dịch ở nước ngoài đối với các bên.

1.Đặc điểm của đàm phán:

Hoạt động đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế bên cạnh những đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác thì cũng có những đặc điểm riêng biệt, đó là:

- Các quan hệ hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu sự điều chỉnh của một hoặc một số điều ước quốc tế song phương hoặc đa phương, hoặc quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.

- Đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.

Các yếu tố cơ bản của hoạt động đàm phán

- Bối cảnh đàm phán là tổng hợp các yếu tố khách quan có liên quan trực tiếp và gián tiếp tới hoạt động đàm phán và thường bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị… Trong đó thời gian, địa điểm và ngôn ngữ đàm phán là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc đàm phán.

- Năng lực đàm phán là yếu tố thuộc về cá nhân người đàm phán nhưng có ảnh hưởng rất lớn và có tính chất quyết định tới tiến trình và kết quả đàm phán.
- Đối tượng của đàm phán là các hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, hoạt động đầu tư, chuyển giao công nghệ và các hoạt động liên quan tới quyền sở hữu trí tuệ… có tính chất quốc tế.

- Nội dung đàm phán là việc tiến hành các hoạt động bàn bạc, thỏa thuận để đi đến thống nhất giữa các bên về các vấn đề chủ yếu của hợp đồng như đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, điều kiện giao – nhận hàng hóa, dịch vụ, quyền và nghĩa vụ cụ thể của các bên.

- Mục đích đàm phán là những vấn đề liên quan đến lợi ích mà các bên hướng tới.

2. Các hình thức đàm phán:

1.Đàm phán qua thư tín.

Thuận lợi:

+ Tiết kiệm chi phí

+ Có thể giao dịch được với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau

+ Có điều kiện cân nhắc suy nghĩ tranh thủ ý kiến nhiều người và có thể dấu kín ý định thực sự của mình.

Bất lợi:

+ Mất nhiều thời gian chờ đợi, dễ làm mất cơ hội mua bán tốt.

+ Khó đoán được ý đồ của đối phương

2. Giao dịch đàm phán qua điện thoại.

Thuận lợi:

+ Nhanh chóng, đúng thời cơ cần thiết

bất lợi:

+ Chi phí điện thoại rất cao

+ Mọi thoả thuận chỉ bằng miệng không được coi là bằng chứng pháp lý nếu xảy ra tranh chấp.

3. Giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.

Hai bên gặp nhau trực tiếp tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được quan hệ tốt lâu dài với nhau.

Nhưng hình thức này cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất. Đàm phán trực tiếp đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh, nhạy.

3. Các giai đoạn đàm phán:

1. Giai đoạn chuẩn bị đàm phán.

Trong giai đoạn này, nhà đàm phán phải chuẩn bị kỹ càng về các mặt sau:

+ Thu thập thông tin.

+ Chuẩn bị chiến lược

+ Chuẩn bị kế hoạch

Thực tiễn cho thấy quy trình đàm phán hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế thường diễn ra theo những bước sau:

- Xác định tình huống đàm phán là tìm hiểu và kiểm tra bối cảnh đàm phán và những vấn đề có liên quan, chú ý những khía cạnh chủ chốt tác động đến mối quan hệ đàm phán, thiết lập các mục tiêu chung cho quan hệ đàm phán, đó là lợi ích cụ thể mà các bên đều hướng tới.

- Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể…

- Tổ chức đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hoặc tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được.

2. Giai đoạn đàm phán.

Trong giai đoạn này các bên cần phải thực hiện các nguyên tắc:

+ Lễ phép, lịch sự

+ Hoà nhã và thiện cảm.

+ Không xa vời mục tiêu đã định

+ Chủ động.v.v.

3.Sau khi đàm phán:

Sau đàm phán, cần phải tỏ rõ thiện chí thực hiện những gì đã đạt được trong cuộc đàm phán.Tuy nhiên, cũng cần phải tỏ ra sẵn sàng xem xét lại một vài thoả thuận nào đó.

Việc theo dõi thực hiện cần phải có sổ sách, tuần kỳ, đối chiếu, kiểm điểm cùng đối tác .

Mỗi cuộc đàm phán có thể coi là một khoá học và đối với những người có ý chí cầu tiến thì mỗi lần đều có thể rút ra cho mình những bài học để tự hoàn thiện mình, nâng cao trình độ nghiệp vụ và bản lĩnh trên thương trường.

4. Ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:

Sau khi đã thống nhất các vấn đề cơ bản ở giai đoạn đàm phán, các bên tiến hành ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Khi ký kết, các bên cần tuân thủ các nguyên tắc ký kết, đó là bình đẳng, tự nguyện, thỏa thuận song phương, tuân thủ pháp luật và thông lệ quốc tế.

- Trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, các bên có thể áp dụng nhiều phương thức ký kết hợp đồng khác nhau như ký trực tiếp, ký gián tiếp, ký bằng văn bản hoặc qua thư điện tử.

+ Ký trực tiếp là việc các bên trực tiếp gặp gỡ, bàn bạc, thương lượng các nội dung (điều khoản) của hợp đồng và cùng nhau ký vào bản hợp đồng.

+ Ký gián tiếp là việc các bên ký kết hợp đồng thông qua các phương tiện thông tin như thư từ giao dịch, điện báo, telex, fax, điện tín, email… Trình tự đàm phán và ký kết hợp đồng theo phương thức gián tiếp gồm hai giai đoạn là chào hàng (Offer) và chấp nhận chào hàng (Acceptance): Chào hàng gồm các loại như chào hàng chủ động, chào hàng thụ động, chào hàng tự do (Free offer), chào hàng xác định (Firm offer); Chấp nhận chào hàng (Acceptance) phải đáp ứng các điều kiện do người được chào hàng gửi tới – mang tính vô điều kiện và được gửi trong thời hạn có hiệu lực của chào hàng.

- Tùy từng điều kiện cụ thể, việc ký hợp đồng có thể được tiến hành bằng một trong các hình thức sau: Hai bên ký vào hợp đồng mua – bán (văn bản thường được soạn thảo theo mẫu chung thống nhất); người mua xác nhận bằng văn bản là người mua đã đồng ý với các điều khoản của thư chào hàng tự do; người bán xác nhận bằng văn bản chấp nhận đơn đặt hàng của người mua, hai bên trao đổi bằng thư xác nhận về việc đã đạt được những điều khoản thỏa thuận trong đơn đặt hàng (trong đó nêu rõ những điều đã được thỏa thuận).

- Thời điểm ký kết hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng bởi thời điểm này quan hệ hợp đồng giữa các bên tham gia được xác lập và nếu hợp đồng mang tính chất ưng thuận thì sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý ràng buộc các bên với nhau.

- Địa điểm ký kết khi các bên ở các nước khác nhau có ý nghĩa rất quan trọng, bởi đây là tiêu chí xác định luật áp dụng và cơ quan giải quyết tranh chấp phát sinh từ hợp đồng. Theo điều 18, 23 của Công ước Viên 1980, địa điểm ký kết hợp đồng là nơi được chấp nhận chào hàng.